الإدارة العامة لتقنية المعلومات و الإتصالات

مقدمة:

  • تم إنشاء مركز المعلومات بوزارة المالية لمواكبه التطور التقني والاستفادة من الخدمات التي تقدمها تكنولوجيا المعلومات حيث يتم التحول من الأنظمة القديمة التي تعتمد على العمل اليدوي إلى أنظمة تعتمد على الحاسب الآلي في كل مجالات العمل.

الأهداف:

  • بناء نظام معلوماتي قوي يلبي إحتياجات وزارة المالية ويساهم في رفع كفاءة العمل.
  • تركيب وتشغيل أجهزة الحاسبات وتحديث شبكة المعلومات.
  • تصميم قواعد بيانات قويه يمكنها استيعاب اكبر قدر من المعلومات بحيث تستخدم كمرجع عند اتخاذ القرارات الاقتصادية والسياسية.
  • تقديم الدعم والاستشارات الفنية فيما يتعلق بمشتريات وزارة المالية من أجهزة الحاسوب وملحقاتها.
  • تقديم الدعم والمساندة الفنية لوحدات الحاسب الآلي في مكاتب العمل.
  • وضع الخطط الخاصة بتطوير الأنظمة وإجراء التعديلات اللازمة عليها بما يتناسب واحتياجات العمل.
  • وضع برامج التدريب لكل مستخدمي أنظمة الحاسب الآلي.
  • تطبيق وتحديث سياسة تأمين المعلومات بالوزارة.
  • بناء موقع إلكتروني على شبكة المعلومات وتطويره دورياً ليعكس نشاطات وزارة المالية ويعمل على ربط الاقتصاد السوداني مع الاقتصاد العالمي.

المهام والاختصاصات:

  • تحديد المواصفات الفنية لأجهزة الحاسوب وملحقاتها واستلامها وتركيبها.
  • بناء نظام قواعد بيانات يمكن استخدامه داخل وخارج وزارة المالية.
  • تطوير أنظمة البرمجيات الخاصة بوزارة المالية والاقتصاد الوطني.
  • حوسبة العمل في الإدارات وجعله يعتمد اعتماداً كلياً على استخدام الحاسوب في جميع المجالات.
  • وضع الخطط اللازمة لتدريب الموظفين بالتنسيق مع الإدارات الأخرى داخل وزارة المالية.
  • تلبية احتياجات الوزارة من أجهزة الحاسوب وملحقاتها وكذلك معدات الاتصال بالتنسيق مع الإدارات الأخرى.
  • تقديم الدعم الفني لمستخدمي أنظمة الحاسب الآلي في الوزارة والوحدات التابعة لها.
  • الإشراف على إدارة بوابات الدخول الالكترونية ونظام الحضور والانصراف بالبطاقات الممغنطة.
  • الإشراف على نظام الشبكة الداخلي ومتابعة وإصلاح الأعطال لحظة وقوعها.
  • وضع السياسات الخاصة بتأمين البيانات وحمايتها من التلف والسرقة وكذلك طرق الوصول إليها حسب الصلاحيات الممنوحة.
  • ربط وزارة المالية والاقتصاد الوطني بالعالم الخارجي وذلك بإدارة وتحديث الموقع الالكتروني الخاص بالوزارة على شبكة الانترنت.
  • إدارة ما يلي وزارة المالية والاقتصاد الوطني في الحكومة الالكترونية والتي يتم عن طريقها إجراء كل المعاملات والمكاتبات بالدولة إلكترونياً عن طريق الحاسوب.
  • مواكبة التطور في مجالي تقنية المعلومات والاتصالات.
  • أي مهام أخرى تكلف بها الإدارة.

 

الهيكل التنظيمي:

  • يتكون المركز من الإدارة الفنية والإدارة الداخلية تحت إشراف مدير عام يعاونه مبرمجين ومهندسين وإداريين.

 

(1) الإدارة الفنية:

  • مهامها واختصاصاتها:
    • إدارة نظم المعلومات والبرمجة والشبكات والصيانة.
    • الإشراف على شبكة المعلومات وصيانتها.
    • تجميع وتوثيق المعلومات.
    • الإشراف على خدمات الانترنت وتطبيقاتها.
    • تطبيق وإدارة نظم المعلومات وقواعد البيانات وتطويرها.
    • تقديم الاستشارات الفنية للإدارات والأفراد كذلك التواصل مع الجهات التي يتعامل معها مركز المعلومات.
    • تأمين المعلومات والبيانات المخزنة من التلف والسرقة والاختراق ووضع السياسات العامة لحمايتهاعن طريق أنظمة الحماية مثل (Firewall) و (Antivirus).
    • تأمين قواعد البيانات بتنظيم سياسات الدخول على أنظمتها ومدى استخدامها حسب الصلاحيات المسموح بها وضمان استمراريتها.
    • إنشاء الحسابات الخاصة باستخدام التطبيقات على محطات العمل (Work Stations) مثل اسم المستخدم (User Name) و كلمات المرور (Password).

(2) الإدارة الداخلية:

  • مهامها واختصاصاتها:
    • ربط مركز المعلومات إدارياً مع الإدارات الأخرى داخل الوزارة.
    • وضع الخطط والجداول الزمنية لنشاطات مركز المعلومات والعمل على تنفيذها بعد إقرارها.
    • تحرير ومتابعة جميع الخطابات الخاصة بمركز المعلومات.
    • استقبال جميع المراسلات والمعاملات الواردة واستلامها وتقييدها في بيان وعرضها على مدير مركز المعلومات.
    • استلام جميع المراسلات الصادرة واتخاذ الإجراءات اللازمة لإرسالها إلى الوحدات الإدارية الأخرى بعد تقييدها في بيانات الصادر.
    • مخاطبة الجهات أو المؤسسات التي يتعامل معها مركز المعلومات وتسوية جميع المعاملات الخاصة بها.
    • أي مهام أخرى يكلف بها القسم في اختصاصه.

 

الإجراءات التنفيذية وضوابط العمل:

 

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة

مراحل الإنجاز

المدة الزمنية

شراء أجهزة ومعدات

-   الحصول على الفواتير المبدئية

-   إجراء مناقصة.

-   إختيار الشركة الفائزة.

-   مخاطبة الوكيل للتصديق.

-   إصدار الشيك للجهة الموردة.

-   استلام الأجهزة وفحصها.

-    مرحلة التصديق.

-    الدفع.

-    الاستلام من المورد.

وفق إجراءات الوزارة والمورد.

شراء معدات تسيير

-   الحصول على فواتير الشراء.

-   إجراء مناقصة.

-   تصديق المدير العام للمركز.

-   استخراج شيك لصالح المورد.

-   استلام المشتروات وفحصها.

-   تصديق المركز.

-   إحضار فواتير مبدئية.

-   إجراء مناقصة.

-   استخراج شيك.

-   استلام المشتريات

وفق الإجراءات المستندية للوزارة وإجراءات الاستلام من المورد.

صيانة معدات وأجهزة

خطاب مرفق مع الجهاز أو الطابعة يطلب فيه مدير الإدارة المعنية صيانة الجهاز او الطابعة

-   استلام الجهاز وتعبئة أورنيك صيانة له.

-   إدخال الجهاز أو الطابعة ورشة الصيانة.

-   إعادة الجهاز أو الطابعة للجهة المرسلة والتوقيع على أورنيك الصيانة بالاستلام وإتمام الصيانة.

-   إبلاغ من الإدارة.

-   إدخال الجهاز إلى الورشة

-   الفحص والصيانة

-   إعادة الجهاز بعد الصيانة

وفق طبيعة ونوع العطل

الرسائل الواردة

 (البريد الالكتروني)

 

-   استلام الرسائل من الجهاز - تدوينها بسجل الرسائل المستلمة.

-   إرسالها بالسيرك للجهة المرسلة إليها بعد عمل نسخة إذا كانت بسيطة ومختصرة.

-   الاستلام والتصوير

-   الإرسال للجهة المعنية

خلال فترة الدوام أو العمل اليومي

الرسائل المرسلة بالبريد الالكتروني عبر الشبكة القومية للمعلومات

-   محتوي الرسالة

-   تحديد الجهة المرسل إليها

أن تكون صادرة من المكتب التنفيذي الوزاري بتوقيع أحد الوزراء أو المكتب التنفيذي

-   استلام الرسالة

-   تصويرها بالماسحة الضوئية scanner

-   إرسالها لمجلس الوزراء أو الجهة المحددة

حسب طبيعة الجهة المرسلة وحجمها وظروف الشبكة الالكترونية

المكاتبات اليومية داخل الوزارة.

الخطاب من/إلى

-   إعداد الموضوع.

-   إدراجه بالسيرك للإدارة المعنية وإرساله

-   حفظ صورة من الموضوع

-   الإرسال بالسيرك الاستلام.

-   إعادة السيرك والتأكد من الاستلام

خلال الدوام اليومي

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة

مراحل الإنجاز

المدة الزمنية

المكاتبات الداخلية بالمركز

المستند موضوع الرسالة إذا تطلب ذلك

-   الحصول على المستند

-   إعداد مذكرة للمدير العام بالموضوع

-   توجيه المدير العام بالموضوع

-   إعداد المذكرة

-   مخاطبة المدير العام أو المدير الإداري.

-   لتوجيه بالتنفيذ

-   تنفيذ

-   خلال الدوام اليومي داخل المركز

-   وفق سلسلة المكاتبات للمواضيع خارج الإدارة.

المواضيع ذات الطبيعة الأمنية بالمعلومات

خطاب لمدير المركز بالموضوع

الحصول على توجيه مدير المركز بالخدمة المطلوبة

-   استلام الخطاب من الجهة المعنية بواسطة مدير الإدارة.

-   توجيه مدير المركز بشأنه.

-   تحويل التوجيه للمهندس المختص

حسب توجيه المدير العام للمركز ومقتضيات الأمر.

برنامج البورتال

الموضوع المطلوب إرساله

- تشغيل النظام

-   استلام الموضوع المراد إرساله.

-   طباعة الموضوع

-   إرساله للشخص المعني

خلال الدوام اليومي

برنامج صيانة نظم المعلومات

خطاب من الإدارة المعنية

-   بلاغ.

-   موافقة المدير العام.

-   معرفة المشكلة.

-   وضع الحلول.

-   عرض الحل المناسب.

-   التنفيذ والاختبار.

خلال الدوام اليومي

برنامج التدريب

خطة التدريب شاملةً كشف بأسماء المستهدفين

التنسيق مع إدارة التدريب والشئون المالية.

الاتصال بالمستهدفين عبر الإدارات

-   وضع التجهيزات والتحضيرات للعمل

-   تنفيذ التدريب

-   التقرير الختامي

حسب الفترة المحددة لبرنامج التدريب

العمل الفني خارج وزارة المالية في إطار لجنة نظم المعلومات

قرار لجنة نظم المعلومات بتنفيذ برامج أو شراء معدات أو تنفيذ تدريب.

-   إبلاغ الجهة المحددة

-   طلب بالأدوات المطلوبة لإكمال العمل.

-   وضع خطة العمل - التنفيذ

-   كتابة التقرير الختامي

حسب الفترة المحددة لإكمال العمل

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الاتصالات:

  • إن سهولة الاتصال وسرعته تؤدي إلى إكمال المهام واختصار الزمن مما يسهم في رفع كفاءة العمل وتتم عملية الاتصالات داخل مركز المعلومات كالآتي:
    • الاتصال بين المهندسين والمبرمجين داخل مركز المعلومات والإدارات الأخرى داخل الوزارة لمتابعة سير العمل وتقديم الدعم الفني يتم عن طريق شبكة المعلومات أو الهاتف أو اللقاءات المباشرة.
    • الاتصال بالجهات خارج الوزارة يتم عن طريق الانترنت أو الدخول علي الموقع الالكتروني الخاص بوزارة المالية للاستفادة من خدمات الموقع مثل خدمة البريد الالكتروني.
    • الاتصال بمدير مركز المعلومات يتم في حالة تطلب إبداء رأيه أو في حالة دخول نظام جديد.
    • إن قسم الاتصالات والدعم الفني له دور كبير فهو يقوم بالاتي:
      • الرد على تساؤلات الأفراد من الإدارات المختلفة وتحديد طرق تقديم الدعم الفني لهم.
      • ربط مركز المعلومات بالإدارات أو الجهات خارج وزارة المالية.
      • إرسال المكاتبات إلى الجهات المختصة خاصة خطابات مجلس الوزراء وسفر الوفود الخارجية المشاركة في اجتماعات المنظمات والمؤتمرات الدولية.

 

داخل الوزارة:

  • بما أن معظم عمل مركز المعلومات يغلب علية الطابع الفني فقد قسم العمل داخل مركز المعلومات إلى مجموعات حسب الاختصاص فهناك مجموعات المهندسين حيث تقوم كل مجموعة بالإشراف على إدارة معينه لمتابعة سير العمل وإجراء عمليات الصيانة وتقديم الدعم الفني لها , وهناك أيضاً مجموعات المبرمجين حيث تكون كل مجموعه مسئولة عن نظام محدد ومتابعة سير عمله على محطات العمل (Work Stations) أو عند الجهاز الخادم (Server) , هذا وفوق كل ذلك وضعت إجراءات أمنية مشددة لحماية البيانات في كل الأجهزة ابتداء من الخادمات (Servers) وحتى محطات العمل التي يعمل عليها المستخدمون (Work Stations) مما يتطلب موافقة مدير مركز المعلومات عند طلب أي معلومات ذات طابع خاص.

خارج الوزارة:

  • إن العمل خارج وزارة المالية يتم حسب الاختصاص للأفراد داخل مركز المعلومات ويتم ذلك باستخدام البريد الالكتروني لربط وزارة المالية بغيرها من المؤسسات مثل مجلس الوزراء حيث يتم الإرسال إلى مركز المعلومات ومن ثم يتم تدوينها في دفتر (السيرك) الإداري لجهة معينه. وايضاً عند تسليم الرسالة لمسؤول بمركز المعلومات حيث يقوم بإرسالها إلى الجهة المحددة والتعليق عليها بتاريخ إرسالها والجهة المستلمة لها , وفي كلا الحالتين يتم عمل صورة للمستندات المرسلة أو الوارده يتم حفظها لكي يتم الرجوع إليها عند الحاجة.

التطور في نظم تكنولوجيا المعلومات:

  • إن مركز المعلومات وضع على عاتقه مواكبة التطور في مجال تقنية المعلومات ومتابعة المستجدات العالمية في هذا المجال وآخر هذه المراحل:
    • نظام الحزمة الحسابية: والذي يتم نشره الآن في كل الوزارات الاتحادية و الولائية والذي يعمل على توحيد الحسابات في كل المؤسسات الحكومية مما يسهل عملية المراجعة والتدقيق في الحسابات وكذلك يرفع من كفاءة العمل والارتباط بوزارة المالية باعتبارها الجهة المشرفة على المال العام ويتم العمل تحت إشراف لجنة نظم المعلومات المكونة بقرار وكيل وزارة المالية والاقتصاد الوطني.
    • تفعيل نظام الانترانت الداخلي (Portal System): يعتبر نظام البورتال هو النظام البديل لنظام المعاملات اليدوي حيث يعتمد النظام على الملفات الالكترونية في عمله كما يقوم النظام بالاتي:
      • توفير خدمة الملفات الالكترونية المحولة والتي يتم من خلالها إجراء المكاتبات الرسمية ونقل الملفات بين المستخدمين عبر شبكة المعلومات.
      • توفير قاعدة معرفية وذلك بالدخول علي المكتبة الالكترونية التي تحوي ملفات اقتصادية وأيضا المشاركة في منابر النقاش التي يوفرها النظام.
      • التعريف بالاتفاقيات والمؤسسات الدولية التي تتعامل معها وزارة المالية.
      • التعرف على آخر الأخبار الاقتصادية الداخلية والعالمية.
      • ربط العاملين بوزارة المالية مع بعضهم من خلال خدمة البريد الالكتروني التي يوفرها النظام.

إسهامات ونشاطات:

  • يقوم مركز المعلومات بالمشاركة في معارض تقنية المعلومات التي تنظمها المؤسسات لعرض نشاطات مركز المعلومات , كذلك يشارك في المؤتمرات التي تنظمها وزارة المالية وآخر هذه المؤتمرات ملتقى الخرطوم الاقتصادي الذي نظمته وزارة المالية لجذب الاستثمار الخارجي حيث كان له دور كبير في إنجاح المؤتمر.