الإدارة العامة للشراء والتعاقد والتخلص من الفائض

المقدمة:

تطلع هذه الإدارة بعمليات الشراء والتعاقد والتخلص من فائض الأصول الحكومية، وتتكون من عدة إدارات: إدارة العطاءات والعقود، إدارة السياسات الشرائية والبحوث، إدارة الإحصاء والمتابعة، إدارة التدريب وتنمية القدرات، إدارة حصر الأصول، الإدارة الداخلية و  إدارة التخلص من الفائض.

أولاً: إدارة الشراء والتعاقد:

الهدف:

  • تنظيم عمليات الشراء والتعاقد للسلع والخدمات الحكومية وفقاً لقانون تنظيم مشتريات ومبيعات الحكومة القومية لسنة 2010م واللوائح المنظمة له.

المهام والاختصاصات:

  • وضع تختص الإدارة العامه بوضع السياسات العامه للشراء والتعاقد ومراقبة تنفيذها بهدف ضمان سلامة العملية الشرائية الحكومية و التأكد من انها تتم وفق القانون و اللوائح التي تصدر  بموجبه وتحقق الكفاءة الاقتصادية المطلوبة  والنزاهة والشفافية بعيدا عن استخدام السلطات التقديرية .
  • تقديم النصح للحكومة القومية وحكومات الولايات والوحدات الحكومية والأجهزة القانونية فيما يختص بسياسات ومبادئ وممارسة المشتريات.
  • مراقبة التقرير بشأن ممارسة نظم المشتريات في جمهورية السودان والتوجيه بشأن أى تعديلات مطلوبة.
  • وضع معايير للتدريب و تحديد مستويات الكفاءة وسبل التطوير المهني للعاملين بلجان الشراء و التعاقد بالتشاور مع الجهات ذات الصلة .
  • تنظيم وحفظ نظام لنشر المعلومات حول فرص المشتريات العامة وأي معلومات ذات فائدة عامة.
  • إجراء فحوصات دورية لسجلات وإجراءات الاجهزة الشرائية  التي توجد في أي من الاجهزة الحكومية لضمان تطبيق القانون بصورة صحيحة .
  • مراقبة إبرام وتنفيذ العقود العامة بغرض ضمان أن :-

 (أولاً) تلك العقود قد أبرمت بنزاهة وعدالة.

 (ثانياً) الظروف التي تم بموجبها إبرام أي عقد أو إنهائه ليس لها علاقة بأي معاملات مشبوهة.

 (ثالثاً) تنفيذ كل بند من بنود أي عقد يطابق نصوصه وذلك دون المساس باختصاصات أي جهة عامة.

  • تأسيس نظام مراقبة المشتريات أثناء عملية إعداد المناقصات ومراجعة العقد خلال تنفيذه والقيام بمراجعة دقيقة بعد اكتمال العقد فيما يتعلق بأي مشتريات إذا اقتضت الضرورة ذلك.
  • تطوير السياسات و المحافظة على خطة عملية لبناء القدرات لترقية الموارد البشرية و المؤسسية .
  • خلق روابط مؤسسية مع الجهات ذات الصلة والإهتمام المهني بالمشتريات العامة.
  • إجراء البحوث و المسوحات الوطنية و الدولية حول المشتريات .
  • إصدار وثائق العطاءات القياسية ونماذج العقود الواجب إتباعها بواسطة وحدات الشراء.
  • جمع قاعدة واسعة من المعلومات عن الموردين والمقاولين والاسعار وتوزيعها على الوحدات .
  • إصدار الموجهات والمراشد اللازمة لتنفيذ عمليات الشراء.
  • إعداد تقرير سنوي عن مدي تنفيذ نظام المشتريات والنشاط الشرائي العام وتقديمه للسلطة المختصة بالوزارة.

 

الهيكل التنظيمي:

1- المدير العام

2- نائب المدير

3- المكتب التنفيذي

4- إدارة العطاءات والعقود

5- إدارة السياسات الشرائية والبحوث.

6- إدارة الإحصاء والمتابعة

7- إدارة التدريب وتنمية القدرات

8- إدارة التخلص من الفائض

9- إدارة حصر الاصول

10- الإدارة الداخلية

11- قسم الحسابات

السلطات:

  • الاطلاع على جميع الدفاتر, والسجلات , والمستندات أو اي ممتلكات أخرى تابعه لاي جهاز شراء أو لأي مقاول ,او مورد أو استشاري او استشاري من الباطن او مقاول من الباطن او مورد من الباطن سواء كانت في حيازة اي منهم او في حيازة شخص اخر .
  • دخول اي مباني أو مواقع تم  أو سيتم  فيها أو ستنفذ فيها أعمال  عقد عام.             
  • إجراء التحقيقات اللازمة لضمان تطبيق و ممارسة مقاييس العدالة, والمنافسة, و الشفافية وعدم التمييز في ممارسة المشتريات و مراقبة التزام وحدات الشراء بالقانون  واللوائح
  • الدخول خلال ساعات العمل  الرسمية لأي مباني يشغلها اي شخص لإجراء التحريات او فحص المستندات  او السجلات او الممتلكات التي تعتبر لازمة  وضرورية لإجراء اي تحقيق واتخاذ الاجراءات القانونية  في حالة وجود مخالفة.
  • طلب اي معلومات تتعلق بإرساء عطاء، أو عقد عام، أو معلومات اخرى تعتبرها الإدارة العامة ضرورية.
  • طلب اي معلومات من أي موظف عام أو اي شخص آخر ليمدها بها بالطريقة  وفي الأوقات  التي تحددها
  • طلب اي مساعدة مهنية أو فنية من اي جهة او شخص داخل او خارج السودان .
  • القيام بتنظيم دورات تدريبية للعاملين بإدارات الشراء و التعاقد بالوحدات الحكومية المختلفه للتعريف بالقانون وسبل تطبيقه للوصول لفهم مشترك بين الوحدات المختلفه .

الطرق والاجراءات المتبعه في الشراء:

طرق الشراء:

  1. يجب علي الوحدات الحكومية التي ترغب في التعاقد علي شراء سلع أوخدمات أو تنفيذ أعمال أن تتبع نظام المناقصة العامة .
  2. المناقصة المحدودة: يجوز للسلطة المختصة اتباع اسلوب المناقصة المحدودة في حالة حصر السلع والخدمات في جهات معينة بحيث لايؤدي نظام المناقصة العامة الي زيادة التنافس أو في الحالات الطارئة مثل الكوارث.
  3. الشراء المباشر: يجوز للوحدات المشترية وبموافقة السلطة المختصة إتباع أسلوب الشراء المباشر وذلك في حالة تأهيل الموردين مع تقييم العروض باتباع المعايير المستخدمة في المناقصة العامة.
  4. العمل المباشر: يجوز وبموافقة السلطة المختصه إتباع اسلوب العمل المباشر اذا كان هو الاكثر كفاءة و إقتصادآ لتنفيذ بعض الاعمال وبشروط محددة. 
  5. إجراءات الشراء والتعاقد :

    • في حالة الشراء أوالتعاقد يجب علي الوحدات أن تتبع الإجراءات الأتية :
    • قبل الإقدام علي عملية الشراء أو التعاقد يجب  التأكد من أن المخزون قد وصل إلي نقطة إعادة  الشراء. 
    • إصدار أمر بالشراء من رئيس الوحدة.
    • وجود إعتماد مالي يقابل تكاليف الشراء والتعاقد.
    • التأكد من توفر السيولة.
    • يكون رئيس الوحدة لجنة من ذوي الإختصاص لوضع مواصفات فنية للسلعة المراد شراؤها أو التعاقد عليها علي ان توضع تلك المواصفات بطريقة تتيح التنافس لأكبر عدد ممكن.
    • إذا كانت السلعة مشتركة الإستعمال بين عدد من الوحدات ، فتقوم الوحدات الأقل إستعمالآ بالإتصال قبل وقت كافي بالوحدة الأكثر إستعمالآ لها والتنسيق معها لطلب تللك السلعة بعقد واحد إذا رغبت أي من تلك الوحدات في ذلك.
    • عند إبرام أى وحدة لأي عقد لشراء السلع أو تنفيذ الخدمات أوالأعمال يجب أن يشتمل  ذلك العقد علي  البنود التالية ، مع جواز النص علي بنود أخري حسبما تراه الوحدة المعنية ضرورياً ولازماً.
    • إكمال التأمين المبدئي إلي 10%( عشرة بالمائة) من القيمة الإجمالية للعقد بشيك معتمد أو خطاب ضمان مصرفي سارى طيلة فترة التنفيذ.
    • تحديد فترة التنفيذ كشرط اساسي في العقد.
    • في حالة المقدم يجب أن يكون ذلك مقابل خطاب بنكي غير مشروط أو بشيك معتمد يرد بعد تنفيذ مايساوى قيمة المقدم .
    • ينص علي الشروط الجزائية في كراسة العطاء بالإضافة إلي التعويض أو المصادرة عند الفشل في تنفيذ الإلتزام التعاقدي.
    • النص على سلطة إلغاء العقد .
    • لايجوز لأي وحدة التوقيع علي أي عقد لشراء السلع أوتنفيذ الخدمات أو الأعمال دون الرجوع إلي الجهات المختصة بوزارة العدل أو من يمثله بالوحدة المعنية لمراجعة أحكام ذلك العقد ووضعه في الصيغة القانونية.

     

    أسس التاهيل للمقاولين والموردين :

    • توفر المؤهلات المهنيه و الفنية.
    • الموارد المالية.
    • المعدات و الاليات .
    • التسهيلات التشغيلية .
    • القدرة الادارية .
    • الاعمال المنجزة والسمعة.
    • الموارد البشرية .
    •  التسجيل بالمجالس المهنيه

      أسس التقييم :

      1. التقييم المالي  ويتمثل في المقدرة المالية .
      2. التقييم الفني ويتمثل في الكادر البشرى و الاليات و المعدات و الاعمال السابقة ومدد التنفيذ .

      وحدات الشراء باجهزة الدولة القومية :

      • يتم إنشاء وحدات للشراء و التعاقد الحكومي بالوحدات الكبرى على حسب طبيعة عملها ووفق توصية الإدارة العامه للشراء و التعاقد والتخلص من الفائض .
      • يتم تزويد وحدات الشراء بالاجهزة الحكومية بعدد مناسب من ذوي الكفاءات و التخصصات الفنية المؤهلة للقيام بهذه الأعباء .
      • تقوم الإدارات العليا بأجهزة الدولة بوضع هيكل هرمي وأهداف إستراتيجية لعمل وحدة الشراء وتحديد نوع التخصصات الأكاديمية المطلوبة للعاملين.

      مهام وإختصاصات وحدات الشراء

      • دراسة خطط  الشراء والتخلص من الأصول بالجهاز الحكومي الذي تتبع له وتقديم مقترحات     وتوصيات ذلك.
      • التنسيق مع لجنة المشتريات والادارة العامة للشراء والتعاقد والتخلص من الفائض ووضع مسودة إعلان العطاء ووثائقه وتحضير كل المستندات المتعلقة بالعطاء.
      • القيام بأعمال السكرتارية للجنة المشتريات.
      • تحضير وثائق عقودات العطاءات وإصدار أوامر التكليف الصادرة من لجنة الشراء أو الإدارة العليا للوحدة الحكومية للإدارات المنفذة.
      • حفظ كل المستندات المتعلقة بالشراء وتقديم التقارير الدورية للأدارة العامة للشراء والتعاقد والتخلص    من الفائض أو مجلس الاستئنافات متي ما طلب ذلك.
      • أي مهام أو واجبات أخري تحددها السلطة المختصة.

       لجان المشتريات :

      • يتم تشكيل لجان المشتريات في كل وحده من اجهزة الدولة .
      • يتم اختيار اعضاء لجنة المشتريات من ذوي الخبرات و المؤهلات الفنية المطلوبة حسب نوعية العطاء.
      • يجب على كل عضو باللجنه ان لا يكون له اي صلة بالشركة المتقدمه للعطاء وان يعلن عن ذلك وألا يشارك أو يناقش أويصوت في ما يتعلق بالعرض .
      • يتم اختيار لجان المشتريات بواسطة التنفيذي الاول للوحدة ويجوز لمدير الشئون المالية و الادارية او المدير المالي للوحدة تقديم مقترح أمر التشكيل وتحديد مؤهلات الاعضاء.

       

      إختصاصات اللجان:

      • الاشراف التام على كل مراحل العطاء بدءاً بمراجعة مسودة الاعلان عن العطاء ووثائقه حتى الفراغ من أمر التعاقد وإصدار أمر القبول .
      • وضع خطط الشراء للمنشأة والموافقة عليها  مع وضع وتحديد الجداول  الزمنية لعمليات الشراء ومتابعة تنفبذها وتقديم توصيات بذلك.
      • تقديم وإعتماد التقارير الدورية لسير عمليات الشراء و التعاقد للإدارة العامه .
      • متابعة سير تنفيذ كل التعاقدات السابقة والمستمرة مع الإدارة المعنية داخل الجهاز الحكومي وتقديم مقترحات لأي تعديلات طارئة ترتبط بسير التنفيذ.
      • أي اختصاصات أخري تحددها السلطة المختصة.

      التخلص من الفائض:

      كما تتولى الادارة العامة ايضا مهمة التخلص من الاصول الحكومية غير المستفاد منها وتحديد برامج إحلالها إذا تطلب ذلك ، وتقوم فى هذا الخصوص بالتالى :-

      1. متابعة الأصول الحكومية المستهدفة (الفوائض والرواكد) من عربات وعقارات ومبانى واراضى بالتعاون مع الوحدات الحكومية .
      2. متابعة وتحديد الممتلكات الحكومية وحجمها للاستفادة منها أو التخلص منها .
      3. إعداد الخطط المناسبة للتخلص من الأصول والممتلكات بإحدى طرق البيع المعتمدة

      حالات التخلص من الأصول :

      يكون التخلص من الأصول في الحالات الآتية:

      1/ الأصناف غير الصالحة للاستعمال .

      2/ الأصناف التي يخشى عليها من التلف .

      3/ الأصناف الزائدة عن الحاجة.

      4/ الأصناف التي توقف استعمالها .

      إجراءات البيع:

      تكون إجراءات البيع والتخلص من الاصول على النحو التالى :ـ 

      (أ) تشكيل لجنة لتصنيف الاصناف المراد بيعها وتتكون لجنة التصنيف من عدد مناسب من العاملين بالجهة   البائعة وممثل من الوحدة الفنية للحصر والتخلص من الاصول .

      (ب) تشكيل لجنة لتقدير الاسعار للاصناف والمجموعات المختلفة .

      (ج) فيما يختص بالعربات الحكومية تسترشد اللجنة بتقييم الاسعارالتي يضعها جهاز الرقابة على العربات الحكومية مصحوباً بشهادة التلجين مسبقاً .

      طرق البيع :

      يتم اختيار طريقة البيع وفق السقوفات التى تحددها الوحدة الفنية باحدى الاساليب الاتية :ـ


      • تحويل الفوائض الى جهة حكومية اخرى.
      • المزايدة العامة .
        • العطاءات العامة .
        • البيع المباشر للعاملين بالدولة .
        • البيع بالمفاوضات المباشرة .
        • البيع بنظام الاحلال .
        • العطاءات المقفولة.
        • معالجة الفائض وتحويله الى أشكال أخرى .
        • هدم أو تدمير الفوائض .

        الإجراءات التنفيذية و ضوابط العمل:

        • تعمل الإدارة وفق ضوابط الخدمة المدنية.
        • عمل هذه الوحدة عمل ميدانى يختلف عن العمل الديوانى بالوزارة ويتمثل فى التجهيز لبيع الاصول ومتابعة الإعلان ورصد العائد وتقنين عملية البيع وفق الاسس التي أقرتها اللائحة المالية.

        نوع العمل

        المستندات المطلوبة

        الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

        مراحل إنجاز العمل

        المدة الزمنية

        التجهيز للتخلص من الفائض

        -   خطاب التلجين.

        -   خطاب التقييم للأصول.

        -   التصديق بالتصرف فى الأصول المختلفة.

        -   تسمية اللجان.

        -   الإعلان فى الصحف اليومية.

        -   تحديد مواعيد المزادات.

        -   الإشراف على المزاد.

        -   إعداد كشوفات بالأصناف المباعة.

        -   اتحصيل الرسوم المقررة للخزينة العامة.

        -   إصدار شهادات نقل الملكية.

        -   إعداد التقرير النهائى.

        ما بين ثلاثة إلى 10 ايام.

        المزادات والعطاءات

        -   خطاب من الوحدات المختلفة تطلب بموجبه التخلص من الفائض لديها.

        -   كشوفات بالأصناف المراد التخلص منها.

        -   كشوفات بأسعار الأصناف المراد التخلص منها، يتم إعدادها بواسطة لجنة التقييم والتسعير بالمؤسسة العامة للنقل الميكانيكى بالنسبة للعربات.

        -   خطاب من الوحدات البائعة بأسماء وأعضاء لجان التقييم والبيع.

        -   العمل الميدانى بالوقوف على العربات والآليات والأصناف المراد التخلص منها.

        -   ترتيب الأصناف والعربات والآليات.

        -   الإعلان فى الصحف اليومية عن المزادات والعطاءات مع تحديد المواعيد.

        -   الاتصال بالدلالين الذين يقومون بعرض الأصناف.

        -   الإشراف على المزادات والعطاءات.

        -   إعداد كشوفات بالأصناف المباعة.

        -   إصدار شهادات نقل الملكية للإدارة العامة للمرور بالنسبة للعربات.

        -   تحصيل الرسوم المقررة للخزينة العامة.

        -   إعداد التقرير النهائى عن المزادات والعطاءات

        ما بين ثلاثة أيام إلى 10 أيام.

        حصر أصول الدولة

         

        -   الإستعانة بالعاملين بالوحدات الحسابية وتكوين لجان متخصصة.

         

         

        سياسات الإحلال

         

        -   لجان متخصصة

         

         

        الاتصالات:

        • الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

        داخل الوزارة:

        • الاتصال بالمكتب الفنى للسيد/ الوكيل للرد على أى استفسارات يطلبها السيد/ الوكيل.
        • يتم الاتصال بإدارة الشئون الإدارية والخدمات بالوزارة لإزالة أى معوقات قد تعترض سير العمل.
        • الاتصال بإدارة العلاقات العامة بغرض الإعلان عن مواضيع يحتاجها العمل مثل الإعلان عن تأهيل دلالين.

        خارج الوزارة:

        • يتم الاتصال بإدارة الشئون المالية والإدارية بالوحدات البائعة باعتبارها المسئولة إدارياً ومالياً بكل الإجراءات المطلوبة لإقامة المزاد.
        • الإدارات التجارية للصحف القومية للإعلان عن مواعيد ومكان المزادات.
        • الإدارة العامة لشرطة المرور بغرض التنسيق حول شهادات الترخيص للعربات والآليات