الإدارة العامة للعلاقات العامة والإعلام والمراسم

الأهداف:

  • تقديم الخدمة اللازمة للعاملين بالوزارة فيما يتعلق باستخراج الأوراق الثبوتية وإجراءات السفر.
  • التواصل مع الوزارات والجهات ذات الصلة والتنسيق معها فيما يخص مجال العلاقات العامة.
  • استقبال الضيوف والإشراف على إقامتهم وتحركاتهم وسفرهم وتوفير الخدمات الملائمة.
  • المشاركة في المناسبات الاجتماعية للعاملين بالوزارة.

 

المهام والاختصاصات:

  • إعداد وتنفيذ برنامج فاعل للعلاقات العامة وخاصة فى المناسبات الخاصة.
  • إعداد موجهات استقبال وفود وضيوف الوزارة.
  • إنشاء وتشغيل مكتب مقتدر للاستقبال والاستعلامات.
  • إعداد خطة عمل إدارة العلاقات العامة بناءً على الأهداف والمهام المجازة تضع فى الأعتبار طبيعة الأعمال الواجب إنجازها والمقاصد المراد تحقيقها نوعياً وكمياً.
  • وضع المعايير التى توضح حسن تنفيذ الخطة والعمل على توفير الموارد اللازمة لتنفيذها فى الوقت المناسب والمواعيد المحددة لها.
  • قيادة وتوجيه نشاط إدارة العلاقات العامة والتأكد من حسن وكفاية أداء الإدارة والتأكد من حسن استخدام الموارد المخصصة للإدارة وفى الأغراض المعدة لها.

الإجراءات التنفيذية:

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

التعامل الداخلي:

سفر الوفود الخارجية.

-   خطاب الدعوة للمشاركة فى المؤتمر أو ورشة العمل و سفر الوفود من الوزارة للخارج.

-   موافقة السيد/ الوكيل على الترشيحات

-   مخاطبة وزارة العلاقات الخارجية للموافقة على السفر.

-   مخاطبة مجلس الوزراء مع إرفاق موافقة الوزير.

-   الاتصال بالوكالة لعمل حجز مبدئي.

-   مخاطبة وزارة العلاقات الخارجية فى حالة الجوازات الرسمية والدبلوماسية والخاصة ومخاطبة الداخلية فى حالة الجواز العادى للحصول على تاشيرة الدخول.

-   مخاطبة مدير عام المالية والموازنة لمنح المخصصات والنثرية والتذاكر.

-   تأكيد الحجز بالوكالة بعد تأشيرة الدخول والخروج واستخراج تذاكر السفر.

-   الحصول على تاشيرة الدخول من السفارة المعنية.

-   تأكيد قيام الطائرة فى مواعيدها.

-   تحري خطاب لمدير المطار لفتح غرفة كبار الزوار فى حالة الدرجات العليا.

-   مراجعة الجوازات والجمارك والخطوط داخل المطار.

هذا الإجراء يتم ما بين أسبوع إلى الأسبوعين.

استخراج الأوراق الثبوتية للعاملين.

-   موافقة الإدارة العامة للشئون الإدارية والخدمات.

-   عمل إعلان للعاملين بالوزارة لحصرهم وتصنيفهم.

-   حصر إجمالى التكلفة لاستخراج البطاقات.

-   اخطار الموظفين لاحضار المستندات المطلوبة.

-   تحديد الوقت لبدء العمل فى استخراج البطاقات.

-   مخاطبة إدارة الجوازات والبطاقة لإرسال فريق عمل للوزارة.

-   البدء فى استخراج البطاقات.

ما بين أسبوع إلى ثلاثة أسابيع.

استخراج البطاقات المصلحية.

موافقة الإدارة العامة للشئون المالية والإدارية.

-   حصر الموظفين

-   تحديد مواصفات البطاقة بالاتفاق مع الإدارة العامة للشئون المالية والإدارية

-   الاتصال بالجهات المختصة فى هذا المجال لتقديم عروض التنفيذ.

-   اختيار العرض الأفضل.

-   إخطار الموظفين.

-   تحديد وقت استخراج البطاقة.

ما بين اسبوع لثلاثة أسابيع.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

نوع العمل

المستندات المطلوبة

الإجراءات المطلوبة لتنفيذ العمل

مراحل إنجاز العمل

المدة الزمنية

الاستقبال.

-   مفكرة اليوم.

-   بطاقة هوية الزائر.

-   دفتر زيارة القوات النظامية.

-   أورنيك استفسار.

-   إعداد مفكر اليوم من رصد أسماء المراجعين والزوار بالتنسيق مع السادة مدراء المكاتب التنفيذية والسادة المدراء العامين.

-   فى حالة وجود موعد للزائر يعطى بطاقة زائر.

-   يتم التأكد من هويته وأيصاله إلى مكتب المسئول المعنى.

-   فى حالة عدم وجود موعد سابق يتم الاتصال بمكتب المسئول المعنى.

-   فى حالة موافقة المسئول على مقابلة الزائر يتم التأكد من هويته ويعطى بطاقة زائر ويسمح له بالدخول.

-   فى حالة تحديد مواعيد لاحقة أو الأعتذار للزائر يتم إخطاره بكل لباقة واحترام.

-   بالنسبة للزوار من القوات النظامية يتم تسجيلهم فى دفتر خاص ويسمح لهم بالدخول.

-   إذا كان الغرض من الزيارة الاستفسار عن أى موضوع يخص الزائر يعطى أورنيك معد لذلك.

-   بعد تعبئة الأورنيك يرسل لمكتب المسئول المعنى.

-   بعد إحضار الأورنيك والرد على الاستفسار يتم إخطار الزائر.

-   هنالك بعض الأعمال يتم تنفيذها عبر الهاتف بواسطة موظف الاستقبال.

-   يتم فرز المكاتبات الواردة وتصنيفها وتسريكها للجهات المعنية.

كل الأعمال الروتينية يتم البت فيها على مدار ساعات العمل اليومية.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

الاتصالات:

  • الاتصال المباشر مع الإدارات المختلفة داخل الوزارة لتبادل المعلومات والتقارير الصادرة.

داخل الوزارة:

  • السيد الوزير.
  • السادة وزراء الدولة.
  • السيد/ الوكيل.
  • إدارة المصروفات.
  • الإدارة أو الوحدة المعنية الذي ينتمي إليها عضو الوفد.
  • الإدارات العامة للشئون المالية والإدارية والخدمات.

خارج الوزارة:

  • يرتبط عمل إدارة العلاقات العامة بعدة جهات خارجية لتنفيذ أعمالها وهي:
  • مجلس الوزراء.
  • وزارة الخارجية.
  • وكالات السفر.
  • السفارات.
  • وزارة الداخلية.
  • المطارات.
  • أخرى.